Trouver l’organisateur d’événements parfait, celui qui vous convient et qui se donnera à fond est un élément important.

La sélection des fournisseurs joue un rôle central dans le déroulement de l’événement.
Une fois que la présélection des fournisseurs est terminée, il suffit de les motiver à montrer qu’ils feront un travail précis sur le terrain. Voici une liste des meilleurs conseils et lignes directrices pour choisir les fournisseurs appropriés pour vos événements à venir.

Réduisez le nombre de fournisseurs dont vous avez besoin

L’astuce pour créer une bonne liste de fournisseurs est la précision. Pour ce faire, il faut d’abord comprendre ses besoins. Asseyez-vous avec votre liste de contrôle logistique et notez les choses pour lesquelles vous avez besoin d’un fournisseur spécifique. Pensez à regrouper vos besoins et à les faire exécuter par la même personne, si possible.Par exemple, vous n’aurez peut-être besoin que d’un seul fournisseur pour les décorations et les installations techniques OU, dans de nombreux cas, les fournisseurs de salles vous aideront avec divers scénarios événementiels.Un autre exemple : plutôt que d’embaucher un développeur pour le site web et un autre pour la conception d’une application événementielle, vous pouvez simplement choisir le fournisseur qui vous fournit l’ensemble pour votre gestion d’événements.

Demandez et écoutez

Deux des incontournables pour un événement. Communiquez par le biais de votre réseau et demandez des recommandations aux clients, aux collègues et à votre entourage. Avec un réseau actif, vous pouvez obtenir de nombreux contacts intéressants de fournisseurs qui peuvent être utiles pour des événements futurs.Choisissez des fournisseurs qui ont déjà fait partie d’un événement réussi. L’évaluation des fournisseurs est un système qui fonctionne. Il consiste à classer les fournisseurs en fonction de certains critères comme le prix, la fiabilité, la durabilité, le soutien, le délai de livraison, le soutien en cas d’urgence, etc. Les fournisseurs certifiés sont préférés par rapport à d’autres fournisseurs moins fiables.

Prenez l’aide d’un spécialiste des réseaux sociaux

La technologie a apporté beaucoup d’améliorations en rapprochant les gens par le biais de diverses plateformes sociales. Avec l’utilisation des pages Facebook et LinkedIn et des groupes d’événements, vous pouvez obtenir des informations sur les meilleurs prestataires de votre ville.En outre, vous obtiendrez également des critiques sur leur travail, différents avis et témoignages, ce qui vous aidera à prendre la décision de les embaucher sans prise de tête. De plus en plus, des prestataires utilisent les réseaux sociaux pour l’organisation de leurs d’événements.

Créer une liste

L’organisation d’un événement est sans aucun doute une tâche stressante. Gérer tout votre travail et tous les détails au même endroit est crucial. Énumérer les choix de fournisseurs possibles et réduire le nombre de fournisseurs vous soulageront.Énumérer les fournisseurs en fonction de la fiche logistique, c’est-à-dire pour la restauration, les décorations, les animations, etc. La liste de tous les avantages et les inconvénients des fournisseurs choisis vous aidera à choisir les meilleurs.

Faire des tests

Une démonstration du travail d’un prestataire vous permettra de reconnaître son style, ses compétences en gestion et le succès de l’événement, qu’il s’agisse d’un simple atelier ou d’un énorme événement.
Chaque organisateur est unique et le niveau de services qu’il fournit doit être bien compris avant d’être finalisé. Un test donne une preuve de qualité sur le prestataire à travers ses réalisations et les perspectives qu’il offre.

Parler des délais

Après avoir été convaincu par un premier d’un prestataire et que vous avez décidé d’opter pour lui, l’étape suivante consiste à décider de la chronologie des événements et de la façon dont tout sera mis en place. La notion d’échéance est cruciale à ce stade, car le planning et la possibilité de faire les choses sous un délai imparti.
En respectant les « deadlines », les organisateurs affichent aussi le niveau de qualité et l’événement devient un succès. Si le prestataire n’est pas en mesure d’accepter les conditions, il vaut mieux choisir quelqu’un d’autre.

Conseils pour la gestion de vos prestataires pour un événement :

Gérer les prestataires et garder un œil sur eux demande énormément d’énergie et de temps. Un seul mauvais choix peut créer une montagne de mauvaises idées et une image erronée pour le client final.
Certains des facteurs sont importants :

– Vis-à-vis du client, vous n’êtes pas seulement responsable de l’organisation complète de l’événement, mais aussi de vous en tenir à un budget défini. La négociation est une qualité que tout organisateur d’événements doit savoir maîtriser. Il faut essayer de trouver un terrain d’entente afin que les deux parties soient gagnantes.

– Prenez suffisamment de temps, établissez une stratégie et dressez la liste des choses à négocier. Le fait d’être franc avec les fournisseurs est appréciable. Entraînez-vous et répétez sur comment et quoi parler pendant le processus de négociation.

– Communication ouverte et transparence : Moins l’opacité entre les fournisseurs et l’organisateur est grande, plus l’événement sera un succès. Oui, les fournisseurs apprécient la transparence totale et les réponses officielles plutôt que des réponses floues, attendues qui ne garantissent aucune assurance du succès. Quand je travaillais pour une entreprise evenementiel à Lyon, j’ai compris que la communication est la clé du succès. Tous les détails, depuis les exigences jusqu’au budget clé en main, doivent être discutés avec le prestataire.

– Connectez-vous sur les médias sociaux, aidez-vous les uns les autres : Les médias sociaux sont une excellente  plateforme pour engager les prestataires et les agences événementielles dans une conversation qui profitera aux deux parties et cela apportera une entraide dans leurs tâches respectives.

– Suivi des échéances du fournisseur à intervalles réguliers : Cela peut ressembler à un casse-tête, mais l’une des tâches essentielles d’un organisateur d’événements est de se tenir au courant des échéances des tâches du fournisseur. Un suivi en temps opportun permettra au vendeur de s’assurer qu’il est en mesure d’accomplir ses tâches. Suivre le travail des fournisseurs par le biais d’une liste de contrôle des événements est conseillé et facile à mettre en place.